辦婚宴搶先看|訂席注意事項(內有喜宴合約範例)一鍵秒懂婚禮場地大小事

參加喜宴的經驗人人有,第一次結婚、自己當主人家,需要注意的眉角可不少,到底辦婚宴需要準備的事項有哪些?找婚禮場地有什麼依準嗎?確定婚宴訂席、準備簽約又有哪些藏在魔鬼中的細節?如何看懂婚宴合約?滿頭霧水的妳,不妨先參考本篇,冷靜下來、按部就班逐一準備,妳的婚禮一定可以順利又完美!

文字整理|Kristin Huang。圖片提供|婚禮掏心話資料庫

第1尋找婚禮場地

圖片來源|Susu影像-Susu Photography

所謂的「完美婚禮場地」,其實答案沒有絕對,端看新人或重要長輩的需求,盡量避開你們的雷點即可!

大多準新人在挑選場地時會從地區下手,確認好文定、結婚或訂結同天的宴客地點,就可以開始著手挑選飯店、婚宴會館或婚宴餐廳。拜科技之賜,現在網路上可蒐集到的資訊都非常充分,若能事先了解場地條件、再親身拜訪,也比較能節省籌備婚禮的寶貴時間。

必看挑選婚禮場地方針

1.場地性質與風格、宴客容納桌數

圖片來源|婚攝英傑影像團隊

除了挑選喜歡的空間風格、裝潢,確認是不是跟預想的佈置規劃可以相結合,也需要評估空間格局是否符合需求!

室內宴會廳:有無樑柱、天花板設計是否有挑高、紅毯動線能否接受、最少需要多少桌可以開廳、最多可容納桌數、預備桌數量。

室外場地:是否有遮雨設備或雨備空間、場地容納人數、戶外冷氣或空調設備。

2.場地位置、交通便利性

圖片來源|幸福水晶婚禮顧問公司 HC WEDDING

交通位置雖然與空間風格、婚禮形式沒有直接關聯,卻非常重要!如果選在一個路途遙遠、易達性非常低的地點辦婚宴,除非邀請的人數很精簡準確,不然就可能要考慮幫賓客們安排包車啦!作為匯聚各路親友的盛大場合,選擇在鄰近交流道、高速公路或大眾運輸可到達的地點,賓客們不會過於舟車勞頓,結婚禮金也不會因此打折!

※可以向場地詢問交通指引,他們一定最清楚、也通常會有一目瞭然的交通指引小卡唷~

3.婚宴形式、料理菜系

圖片來源|Chapter27 wedding 婚室

桌型設定:中式圓桌、西式長桌、圓桌長桌交錯

宴客型式:桌菜料理、西式位上套餐、Buffet、半自助Buffet(主餐位上,其它自取)

料理菜系:中式主要分為粵式(港式)、江浙菜(上海菜)、川菜、湘菜、台菜,西式大多融合法式、義式等歐洲料理,自助吧則融合異國多元風貌,各種菜系通常都會出現

看更詳細菜系說明、婚宴試菜宴客解析

4.婚禮現場硬體設備

圖片來源|Susu影像-Susu Photography

無論是進場配樂、畫面串接、婚禮當日SDE快剪快播,或是新人自己準備的成長回顧、愛情紀錄、給家人朋友等婚禮影片,動人的影像播映時刻還需要有優質的設備助攻,「螢幕大小、數量」「螢幕解析度」「螢幕比例大小」「音響播放音質音量」等都要事先確認,才能達到最棒的效果呈現!

圖片來源|SJ Wedding 鯊魚婚紗婚攝團隊

5.婚禮場地軟體服務

婚企人員、婚禮主持人:若是飯店/婚宴會館有搭配的婚企及主持,幫忙規劃婚禮進行流程、洽談佈置、主持婚宴等,可以減少新人在準備過程的頻繁對接窗口,而熟悉場地動線與性質也是他們的優勢!

婚禮管家、婚禮小幫手:婚禮當天通常都會安排管家或小幫手的角色隨身在側,像是整理新娘裙擺、Cue新人進場、時程管控等等,當下新人若遇到任何狀況,都能立即與飯店或會館同仁反應,可以安心許多!

影音控制人員:專屬的音控人員,能讓婚禮任何影音品質的控管更為流暢,即便新人有安排親友當忙播放影片或音樂,有專業人員可以詢問、反映狀況也會比較保險!

服務人員:服務人員是婚禮上頻繁接觸賓客的角色,給人的態度及服務感受也很重要!無論是在婚禮進行中的出菜動線與速度、更換餐盤時間點、添加茶水等服務,都是讓賓客感受到賓至如歸的關鍵,良好的服務品質也能讓婚宴進行得更順暢、愉快!

6.新人賓客評價

圖片來源|安格儷伯婚禮總籌Wedding & Event

無論是正面、負面的口碑都肯定其來有自!不過評價感受較為主觀,也時常有個案,建議以大方向的整體評價做參考即可,比起過度在意大家怎麼想,好好把結婚當天的事項確認、準備妥當,更實際、也省得自己陷入鑽牛角尖,只會越想越煩~

7.桌價價格

圖片來源|鬆餅先生影像團隊

依據不同品牌、地區、淡旺季、特殊專案日期及場地附加價值,婚宴的價位落差非常大,平均落在NT$ 8,000~NT$30,000左右,可依照「品牌好感度」、「日期必要性」「宴客屬性」「桌數需求」「總體預算」「服務內容需求」等層面多方考量,排出自己心中的理想順序,再一一比對唷!

第2下訂婚宴、簽約前注意事項

圖片來源|幸福水晶婚禮顧問公司 HC WEDDING

簽約前除了確認下訂的專案詳細內容,有些項目也需要實際對照過,才能避免對文字內容認知不同的問題,而引發可事先避免的糾紛、也預防當天的突發狀況,而每間場地作法不盡相同,以下問題最好在簽約前一一向訂席人員確認:

有問有心安,問清楚日後不麻煩

圖片來源|Susu影像-Susu Photography

1.若婚禮場地有附贈婚禮佈置,實際範圍與數量為何?

2.婚宴現場是否提供禮金寄放服務、是否有專人保管?
有無點鈔機?

3.是否可以提供婚宴試菜?
人數是否限定?
調整的方向跟幅度為何?

4.能配合提供新人及工作人員餐點嗎?
計價方式為何?
是否須另外加價?

5.是否有提供喜宴素食桌/素食套餐?
是否需要集中素食用餐者、或是可安排穿插在各桌?

6.新人配合的婚禮廠商、工作人員可提前多久進場準備、彩排?

7.包套中的酒水服務若未開瓶,可以帶出場嗎?

8.新人或賓客自備酒水是否收開瓶費?
依照酒類品項又是如何計價?

9.婚禮過程中有賓客意外造成廳房地毯髒污,清潔費用如何計算?
(若過於昂貴,可事先在流程或餐點安排中避免)

10.萬一爆桌或少桌,如何應變?
該場地預備桌最多可以開幾桌?
若沒有用到預備桌,需要付的最低桌數如何計算?

11.若不幸臨時有狀況須改期、退訂,是否須支付違約金、可退回多少?
有特定期限嗎?

12.婚宴當天的任何加價服務?
(可事先與賓客傳達,避免造成賓客不知情而主人需事後須買單的慘況)

第3婚宴訂席合約參考

圖片來源|Ruby Chen・The Storyteller 故事造境師

拿到飯店給的婚宴合約,可先與這份政府頒布的契約範本比對,若有不合理、無法接受的地方,可以再和場地協商唷!若有另外聘請婚禮顧問、婚禮企劃團隊,請他們陪同簽約是最安全的。

點我下載→訂席、外燴 (辦桌)服務定型化契約範本
來源:行政院消費者保護處
※簽約後也別忘了妥善保管自己的那份合約,日後萬一有任何問題才有個依據唷!

準備婚禮的過程較辛苦的主要是溝通與另一半以及家人們的想法及需求,建議在開始第一步之前,也先與擁有決定權的人們取得共識,接下來的步驟會順利很多,也不需要花過多力氣來回確認溝通!

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